Vita da BI: ROI di un progetto BI

Come spiegato nei precedenti articoli, avviare un progetto di Business Intelligence non è semplice per un’azienda. Al di là delle difficoltà tecniche ed organizzative, vi è anche una questione economica che nessuna proprietà può ignorare. È lecito che, prima di avviare un progetto, ci si chieda quali saranno i vantaggi tangibili della soluzione implementata.

Tali vantaggi possono essere di diverse tipologie, ma alla fine si possono tutti ricondurre ad un unico vantaggio di tipo economico. Per la proprietà, è quantomeno auspicabile che si spendano dei soldi per poterne guadagnare, conseguentemente e nel tempo, di più.

Quello che le aziende usano come misuratore di bontà di un virtuale investimento futuro è il ROI (Return On Investment), o ritorno sugli investimenti. Il ROI è una semplicissima formula definita come:

Il ROI quindi è tanto più alto quanto maggiore è il profitto (sul periodo, perché il profitto non è immediato), o minore il costo dell’investimento.

Ma come è possibile calcolare al meglio il ROI di un progetto BI??

Cominciamo dalla parte dolente dell’argomento: i costi. Per un progetto BI, i costi sono vari:

1. Software. Occorre comprare dei programmi per affrontare le varie fasi di Business Intelligence, dall’implementazione dell’ETL alla visualizzazione ed analisi delle informazioni. Se il costo di un software è basso, bisognare stare attenti e prendere in considerazione il costo di eventuali – e molteplici – licenze. Per aziende più piccole per le quali questo costo può rappresentare un problema, è d’obbligo segnalare l’esistenza sul mercato di software free: questi software sono senz’altro una soluzione interessante, anche se meno completi e più di nicchia rispetto a quelli a pagamento.
   
2. Organizzazione. Come più volte enunciato, avviare un progetto di Business Intelligence richiede un certo impegno innanzitutto organizzativo. Occorre tempo per scegliere e coordinare i diversi componenti umani coinvolti nel progetto, dall’IT al business ma senza dimenticare la sponsorship. È richiesto il tempo di tutti, e il tempo, si sa, è denaro. Che l’organizzazione sia dettata internamente o indicata da consulenti esterni, è un costo obbligato. 
   
3. Implementazione. La progettazione e lo sviluppo, nonché la validazione (o QA, Quality Assurance), di un progetto BI nel suo intero stack è un altro costo che non si può evitare. Come per il punto precedente, che l’attività sia svolta da interni o da esterni non influisce sulla possibilità di evitare questo costo. 
   
4. Addestramento. Che sia rivolto agli sviluppatori o agli utilizzatori finali, il training è un’altra fase chiave di ogni progetto BI. Solitamente questa attività comporta un costo minoritario, ma non bisogna mai prenderla sottogamba: se non adeguatamente formati, gli utenti finali tenderanno a dimenticare quanto appreso in principio, necessitando di ulteriore tempo per il riaddestramento. Il training va condotto nei tempi e nei metodi migliori, e deve includere aggiornamenti nel tempo. 

 

Non è semplice quantificare i profitti di un progetto BI, soprattutto perché non sono immediati ma piuttosto continui nel tempo. Possiamo però elencare tutti i possibili vantaggi nel possedere una soluzione BI cosicché da avere coscienza della totalità dei benefici che essa porta.

1. Automatizzazione. Il business non è più costretto a prelevare ed integrare manualmente i dati, attività ripetuta nel tempo, lunga e soggetta ad errore (soprattutto umano). Con gli strumenti odierni di raccolta e trasformazione dei dati, il business è sollevato da scomode attività e protetto da rischi. 

2. Flessibilità. Uno dei principali motivi per cui è stato inventato il concetto di data warehouse: mediare alle restrizioni imposte, per natura, dagli ERP. Con gli strumenti odierni di visualizzazione ed analisi dati, l’attività del business è incredibilmente semplificata e potenziata. 
3. Puntualità. Il business può condurre, ogni giorno, le proprie analisi e optare le proprie decisioni con un dato che si presenta quotidianamente aggiornato. 
4. Produttività. A meno di puntuali e specifici interventi, l'IT è sollevato da attività di manutenzione del dato, potendosi concentrare su attività più produttive di creazione di nuovi contenuti per il business. 
5. Qualità dei dati. Le informazioni usate dagli utenti finali nascono da procedure validate che utilizzano dati certificati, il tutto in maniera trasversale fra i diversi reparti funzionali. 
6. Indipendenza. Con la Business Intelligence a regime completo, IT e business saranno due reparti indipendenti che potranno lavorare ciascuno sulle proprie diverse attività. Sarà richiesta la loro cooperazione solo per un tempo minoritario e solo a fronte di nuovi sviluppi. 
7. Sguardo al futuro. Un progetto di Business Intelligence rende i dipendenti di un’azienda innanzitutto più formati e competenti, ma anche più liberi di poter indagare nuovi aspetti, problematiche prima ignorate e nuove opportunità di miglioramento del business aziendale.
   
   

Quantificare il profitto di un progetto BI non è semplice. Il profitto non è immediato, e nemmeno costante nel tempo dato che una soluzione BI tende ad evolvere, comportando sì nuovi costi, ma anche nuove possibilità di risparmio e guadagno. Occorrerebbe trovare una formula che, presi in considerazioni i benefici elencati nella sezione precedente, quantifichi monetariamente ciascuno di essi.

Proviamo allora a guardare la questione da un punto di vista opposto a prima, e poniamoci una domanda un po’ diversa: quanto ci costa non avere una soluzione BI? Ossia, quanto risparmiamo implementandola?

Una formula che ha il solo scopo di fornire un’idea di quanto possiamo risparmiare grazie alla Business Intelligence è la seguente:

C x D x H x S = risparmio in €

dove C è il numero di differenti business partner con cui l’azienda ha a che fare, D il numero medio di documenti (report, dashboard, ecc.) sviluppati tramite la BI per business partner, H il numero medio di ore mensili impiegate per la definizione, lo sviluppo e la validazione di un documento prodotto in modo tradizionale, e S lo stipendio orario medio per dipendente. Questo risparmio può facilmente raggiungere numeri considerevoli, senza contare il guadagno in valore aggiunto per l’azienda.

di Thomas Tolio, pubblicato l'11 ottobre 2019