Sfide e difficoltà in un progetto BI

Datamaze
22.06.20 04:06 PM Comment(s)

Col tempo mi sono reso conto che c’è un concetto di fondamentale importanza che a molte aziende e professionisti non è affatto chiaro: un progetto di Business Intelligence non è (solamente) un progetto di sviluppo. Anzi. Questa mancanza porta ad un errore concettuale di duplice identità: se da un lato la BI viene banalizzata a mero ed asettico amalgama di dati, dall'altro le si costruiscono sopra aspettative sbagliate od esagerate. Si ha quindi un fraintendimento di quelle che sono le difficoltà e le sfide di un progetto di questo tipo.


Ecco una guida per avere chiare in mente quali sono le sfide e le difficoltà maggiori in un progetto di BI.



Programmazione

Sebbene in molti conoscano, almeno superficialmente, il concetto di Business Intelligence, non tutti hanno ben presente l'effort che può richiedere la progettazione di un tale sistema. Nel momento in cui vengono presi in esame tempi e/o costi di sviluppo, non è raro che la direzione storca il naso, accusando l’investimento di essere in qualche modo eccessivo. Per questa ragione è necessaria una sponsorizzazione efficace, ovvero che siano comunicati nella maniera più adeguata sia le potenzialità che i requisiti di un progetto di BI, pubblicizzandone sì l’appetibilità ma anche proponendo anche una programmazione sostenibile da tutti gli attori aziendali coinvolti.


Perché è una difficoltà. Questo è il primo fra i lavori sporchi, in quanto è facile sottostimare l’impegno complessivo necessario, ed è difficile far comprendere quali sono i reali e realistici obiettivi che si possono e devono raggiungere.


Perché è una sfida. Trovare il giusto metodo per (o professionista in grado di) sponsorizzare prima e programmare poi la BI arricchisce l’azienda di un importante valore umano aggiunto, di un leader in grado di far collaborare in modo trasversale e moderno l’intera azienda.


Collaborazione/cultura aziendale

Come già discusso negli articoli precedenti, la difficoltà di comunicazione fra IT e business rallenta lo sviluppo del progetto. La condivisione di un vocabolario comune fin dall'inizio della progettazione è il primo passo per evitare futuri e continui rimbalzi di responsabilità sui dati integrati da validare. Spesso non è chiaro agli utenti di business come questa patata bollente possa avere vita lunga: non è affatto raro che fra la nascita di un oggetto di BI e la sua definitiva validazione trascorrano mesi, con continue richieste di correzione/modifica (e nuova validazione) nel frammezzo. Si tratta quindi di creare un ambiente di forte collaborazione fra tutti i reparti e i livelli aziendali, dove il linguaggio è comune e il rispetto reciproco.


Perché è una difficoltà. Ogni ufficio vive nella convinzione di essere l’ufficio più importante ed efficiente della propria azienda. Convincere tutti che non è mai solo colpa degli altri (o, come preferisco dire io, non è mai colpa di nessuno) non è semplice.


Perché è una sfida. Rottura dei muri aziendali, appiattimento delle gerarchie, collaborazione e rispetto, comunicazione e intesa, benessere ed unione: sono tutti concetti necessari per introdurre veramente innovazione e modernità nella propria azienda.


Key users

Affinché il progetto possa avere vita facile, è necessario identificare i key users più adatti. Non si tratta solo di individuare chi ha le migliori competenze tecniche, ma anche le migliori soft skills. I key users devono essere professionisti tecnicamente competenti, interessati a collaborare, volenterosi di impegnarsi e rispettosi degli altri. Sebbene sia comprensibile che tali utenti non possano dare priorità massima alla BI, devono anche capire che, come futuri e primi beneficiari del progetto, devono dedicare tempo e attenzione al progetto. Non accettare di impegnarsi per la BI significa rallentarne e complicarne gli sviluppi, innalzandone conseguentemente i costi.


Perché è una difficoltà. Gli utenti di business sono abituati a lavorare in una sfera circoscritta al proprio singolo processo. Non è scontato che essi siano effettivamente in grado di ragionare, quindi collaborare, a livello aziendale, ponendo tutti i reparti sullo stesso gradino.


Perché è una sfida. Educare gli utenti di business a questa politica – o individuare chi già dispone di queste soft skills – significa dare valore aggiunto all'intera azienda. La qualità umana porterà vantaggio all'intera organizzazione.



Requisiti

Raccogliere i requisiti è una fase decisamente delicata del progetto. Spesso non è chiaro infatti come la BI dovrebbe differenziarsi dai sistemi gestionali. Questo porta a due tipi opposti di errore, ma che coesistono: l’eccesso e la scarsità di requisiti e dati. Per evitare di eccedere nei requisiti, occorre tenere bene in mente che gli obiettivi devono essere focalizzati, principalmente, ad analisi di tipo statistico. Al contrario, per evitare di scarseggiare, bisogna comprendere quali sono le domande per le quali il Decision Making ha bisogno di una risposta. Inutile dire che i requisiti devono essere fin da subito il più precisi e corretti possibile. Requisiti errati o incompleti portano all'inevitabile rallentamento del progetto.


Perché è una difficoltà. Esagerare coi requisiti significa fare del lavoro che si rivelerà inutile, ed il tempo sprecato ha un costo. Scarseggiare, d’altro canto, significa non sfruttare appieno le potenzialità della BI, che avrò un ritorno sugli investimenti minore.


Perché è una sfida. Conoscere i bisogni del Decision Making si traduce in conoscere quali sono le strade evolutive dell’azienda in tutti i suoi processi, evoluzione che parte dall'alto ma che scende a tutti i livelli, migliorando anche le competenze dei singoli utenti di business.



Tecnologia

Lo sviluppo di un progetto di BI incontrerà sicuramente degli ostacoli di tipo tecnico, implementativo. A volte può essere percepito come un problema grave, ma così non è: una soluzione si trova sempre, ma occorre aver scelto dal mercato la tecnologia più adatta alle proprie esigenze. In secondo luogo, è necessario mantenere un’infrastruttura che sia in grado di spingere la tecnologia scelta al massimo delle sue potenzialità, altrimenti la scelta effettuata non si rivelerò remunerativa. Fra i problemi tecnici più diffusi troviamo la migrazione e il consolidamento dei dati (soprattutto storici) da differenti tecnologie. Alcune di tecnologie queste potrebbero essere particolarmente obsolete (legacy) e difficile da integrare in quella scelta per la BI.


Perché è una difficoltà. Il mercato pullula di alternative che godono di benefici differenti esattamente come soffrono di differenti difetti. Alcune tecnologie possono essere gratuite ma limitate nelle funzionalità e nel supporto, altre possono avere un costo per l’azienda ma dare vantaggi e tranquillità ineguagliabili.


Perché è una sfida. Tecnologie allo stato dell’arte permettono all'azienda di mantenersi su uno standard moderno ed innovativo.



Qualità dei dati

Un grande tema che affligge molti progetti di Business Intelligence è quello della qualità dei dati. Capita infatti che la qualità dei dati nei sistemi operazionali decresca nel tempo. Una volta introdotta in azienda la self-service BI, poi, tale fenomeno fuoriesce dall'ambiente operazionale per propagarsi direttamente all'interno del sistema BI stesso. Si arriva quindi ad una situazione dove il dato non è più certificato, ma soprattutto non è più consistente. Occorre descrivere bene e seguire l’iter organizzativo per gestire questa attività in modo puntuale e costante nel tempo.


Perché è una difficoltà. È insito nelle dinamiche lavorative quotidiane il fatto di prestare sempre meno attenzione alla qualità dei dati inseriti nei sistemi gestionali che fungono da sorgenti dati per la BI.


Perché è una sfida. Il mantenimento della qualità dei dati getta le basi per strumenti come la self-service BI, che vi ricordo essere un obiettivo ambizioso e di difficile realizzazione se non gestito con le dovute cautele.


di Thomas Tolio, pubblicato il 16 marzo 2020