Microsoft Access

Access è un software per la creazione e la gestione di database, creato e fornito da Microsoft. Consente di creare basi di dati, ovvero database, relazionali e programmi dedicati, sia con modelli che partendo da zero, tramite interfaccia grafica sfruttando il Microsoft Jet Database Engine. Access supporta un linguaggio di programmazione basato su oggetti chiamato Visual Basic.

Inoltre, Microsoft 365 prevede una trial gratuita di un mese della versione Business Standard per i nuovi clienti, periodo durante il quale è possibile testare la suite con un massimo di 25 utenti e capire se il software scelto è adatto alle proprie esigenze.

Excel è uno strumento di analisi dei dati per eseguire calcoli e confronti statistici con l’utilizzo di grafici ed è facile ed immediato da usare. Access, al contrario, è un programma di gestione dei dati in cui viene gestito un vero e proprio database da più utenti contemporaneamente. Inizialmente è più complesso da usare rispetto ad un foglio di calcolo ma una volta capite le base offre numerosi strumenti come la possibilità di creazione di maschere per l’inserimento dei dati.

Ma come capire quando usare Access e quando usare Excel?
Access risulta essere la scelta migliore quando è necessario tenere traccia dei dati e quindi visualizzare, esportare o stampare tali dati. I dati vengono archiviati in tabelle simili ai fogli di lavoro solo che le tabelle sono progettate per eseguire query complesse in relazione ai dati presenti in altre tabelle. 

È consigliabile usare Access quando: 

• sono previste molte persone che lavorano nel database e si desiderano opzioni affidabili per la gestione degli aggiornamenti sui dati;
• è prevista la necessità di aggiungere tabelle a un set di dati originato come tabella piatta;
• si vuole eseguire query complesse e si vuole produrre una serie di report. 

Alcuni scenari comuni per il suo utilizzo sono: gestione dei contatti, monitoraggio dell’inventario e delle risorse, tracciamento degli ordini in cui è possibile creare report che mostrano le vendite per dipendente o area geografica, monitoraggio delle attività in cui è possibile tenere traccia delle attività di un gruppo di persone, organizzazione di biblioteche di prestito, pianificazione di eventi, monitoraggio nutrizionale.

Dall’altro lato abbiamo Excel che può archiviare grandi quantità di dati in cartelle di lavoro che contengono più fogli di calcolo e che è ottimizzato per l’analisi e il calcolo dei dati. Viene utilizzato solitamente per creare modelli per l’analisi dei dati e scrivere formule per eseguire calcoli su tali dati e presentare grafici.

Excel solitamente viene usato per: 

• avere una visualizzazione piatta dei dati che utilizza più tabelle e quando i dati sono prevalentemente numerici;
• eseguire calcoli e confronti statistici;
• utilizzare i rapporti di tabelle pivot per visualizzare i dati gerarchici in un layout compatto e flessibile;
• creare grafici, enfatizzare i dati utilizzando icone di formattazione condizionale;
• eseguire analisi statistiche e ingegneristiche e di regressione;
• tenere traccia degli elementi in un semplice elenco per uso personale o per scopi di collaborazione limitati.

Ecco a seguire alcuni scenari comuni del suo utilizzo: contabilità, budgeting, fatturazione e vendite, reportistica in cui è possibile creare report che riflettono o riepilogano l’analisi dei dati, pianificazioni, monitoraggio in cui è possibile tenere traccia dei dati, utilizzo dei calendari.

Con il passare del tempo i database tendono a crescere in dimensioni, in questo caso potrebbe essere necessario convertire il database di Access alla base di dati di Microsoft SQL Server. Microsoft fornisce un Upsize guidato per eseguire la conversione.

Prima di iniziare la conversione è consigliato eseguire alcune azioni preliminari: eseguire il backup del database in Access, assicurarsi di avere abbastanza spazio sul disco per contenere il database, assegnare agli utenti le autorizzazioni per il database di SQL Server, e infine aggiungere un indice univoco a ognuna delle tabelle di Access che non ne ha uno prima di spostarla.

Una volta effettuate le azioni appena descritte è possibile iniziare con la conversione del database:

1. Aprire il database in Access.
2. Scegliere Strumenti database nella barra multifunzione.
3. Premere sul pulsante SQL Server che si trova nella sezione Sposta dati e si aprirà l’Upsize guidato.
4. È possibile scegliere se importare i dati in un database esistente o crearne uno di nuovo. Una volta scelta l’opzione desiderata premere su Avanti.
5. È necessario fornire le informazioni di connessione per l’installazione di SQL Server: nome del server, credenziali di un amministratore autorizzato e il nome del database al quale ci si desidera connettere.
6. Selezionare le tabelle che si desidera trasferire dall’elenco Esporta in SQL Server.
7. Si ha la possibilità di rivedere gli attributi che verranno trasferiti e apportare delle modifiche, è anche possibile conservare le impostazioni per gli indici di tabelle, le regole di convalida e le relazioni.
8. È presente la possibilità di scegliere come gestire l’applicazione di accesso, se creare una nuova applicazione client/server di Access che acceda alla base di dati in SQL Server, se modificare quella esiste per fare riferimento ai dati archiviati in SQL Server oppure se copiare i dati senza apportare modifiche al database in Access..
9. Una volta terminata la configurazione premere su Fine ed attendere il completamento del processo di ingrandimento delle tabelle. Al termine, è possibile esaminare un rapporto di upsize per informazioni sulla migrazione delle tabelle.