Microsoft Access

Datamaze
17.11.21 03:23 PM Comment(s)

Cos’è Access?

Access è un software per la creazione e la gestione di database, creato e fornito da Microsoft. Consente di creare basi dati, ovvero database, relazionali e programmi dedicati tramite interfaccia grafica sfruttando il Microsoft Jet Database Engine. Access supporta un linguaggio di programmazione basato su oggetti chiamato Visual Basic.


Per cosa si usa Microsoft Access?

L’applicazione principale di Access è la memorizzazione di dati in tabelle, con anche la possibilità di importare o di linkare dati da altre applicazioni e da altri database. 

Access riesce a gestire i database di grandi dimensioni offrendo funzionalità per inserire i dati in modo più semplice e veloce riducendo il margine di errore. Inoltre, mette a disposizione strumenti per la creazione e personalizzazione di report sia su schermo che da stampare su carta con la possibilità di prendere i dati da più di una tabella se necessario. 

Quando si tratta di database di grandi dimensioni spesso è complicato trovare i record d’interesse: per questo Access offre strumenti per l’ordinamento, la ricerca e la creazione di strumenti specializzati per trovare i record necessari. 

Access viene anche usato per la creazione di App per l’utilizzo in azienda, sia partendo da modelli disponibili nel software che costruendole dall’inizio, tramite Visual Basics. Per connettersi con le app, Access è dotato di una serie di connettori.

Microsoft Access è gratuito?

Access fa parte della suite Microsoft 365 e può essere acquistato assieme alle applicazioni Office come Excel e Word. C’è la possibilità di acquistare Access come programma singolo. Il programma può essere attivato un periodo di prova per testare il software, per il quale non è richiesto alcun pagamento. 


Come scaricare ed installare Access

Se si è deciso di procedere alla gestione dei dati con Access, il programma si può scaricare ed installare, una volta eseguito il pagamento, direttamente da Microsoft Store.


Inoltre, Microsoft 365 prevede una trial gratuita di un mese della versione Business Standard per i nuovi clienti, periodo durante il quale è possibile testare la suite con un massimo di 25 utenti e capire se il software scelto è adatto alle proprie esigenze.


Quali sono le differenze con Excel? Quando usare Access.

Excel è uno strumento di analisi dei dati per eseguire calcoli e confronti statistici con l’utilizzo di grafici ed è facile ed immediato da usare. Access, al contrario, è un programma di gestione dei dati in cui viene gestito un vero e proprio database da più utenti contemporaneamente. Inizialmente è più complesso da usare rispetto ad un foglio di calcolo ma una volta capite le base offre numerosi strumenti come la possibilità di creazione di maschere per l’inserimento dei dati.


Ma come capire quando usare Access e quando usare Excel?
Access risulta essere la scelta migliore quando è necessario tenere traccia dei dati e quindi visualizzare, esportare o stampare tali dati. I dati vengono archiviati in tabelle simili ai fogli di lavoro solo che le tabelle sono progettate per eseguire query complesse in relazione ai dati presenti in altre tabelle. 


È consigliabile usare Access quando: 

  • sono previste molte persone che lavorano nel database e si desiderano opzioni affidabili per la gestione degli aggiornamenti sui dati;
  • è prevista la necessità di aggiungere tabelle a un set di dati originato come tabella piatta;
  • si vuole eseguire query complesse e si vuole produrre una serie di report. 

Alcuni scenari comuni per il suo utilizzo sono: gestione dei contatti, monitoraggio dell’inventario e delle risorse, tracciamento degli ordini in cui è possibile creare report che mostrano le vendite per dipendente o area geografica, monitoraggio delle attività in cui è possibile tenere traccia delle attività di un gruppo di persone, organizzazione di biblioteche di prestito, pianificazione di eventi, monitoraggio nutrizionale.


Dall’altro lato abbiamo Excel che può archiviare grandi quantità di dati in cartelle di lavoro che contengono più fogli di calcolo e che è ottimizzato per l’analisi e il calcolo dei dati. Viene utilizzato solitamente per creare modelli per l’analisi dei dati e scrivere formule per eseguire calcoli su tali dati e presentare grafici.


Excel solitamente viene usato per: 

  • avere una visualizzazione piatta dei dati che utilizza più tabelle e quando i dati sono prevalentemente numerici;
  • eseguire calcoli e confronti statistici;
  • utilizzare i rapporti di tabelle pivot per visualizzare i dati gerarchici in un layout compatto e flessibile;
  • creare grafici, enfatizzare i dati utilizzando icone di formattazione condizionale;
  • eseguire analisi statistiche e ingegneristiche e di regressione;
  • tenere traccia degli elementi in un semplice elenco per uso personale o per scopi di collaborazione limitati.

Ecco a seguire alcuni scenari comuni del suo utilizzo: contabilità, budgeting, fatturazione e vendite, reportistica in cui è possibile creare report che riflettono o riepilogano l’analisi dei dati, pianificazioni, monitoraggio in cui è possibile tenere traccia dei dati, utilizzo dei calendari.


Le versioni di Access

La versione 1.0 di Access risale al 1992. Dal 1994, con la versione 2.0, Access è stato accorpato alla Suite Office. La versione più recente è la 17.0, chiamata Access 2019, disponibile con la versione aggiornata di Office e di Microsoft 365 a partire dal 24 settembre 2018.

A differenza degli altri prodotti Office, Access è disponibile solo per Windows e non per altri sistemi operativi.

Passare da Access a SQL Server

Con il passare del tempo i database tendono a crescere in dimensioni, in questo caso potrebbe essere necessario convertire il database di Access alla base di dati di Microsoft SQL Server. Microsoft fornisce un Upsize guidato per eseguire la conversione.


Prima di iniziare la conversione è consigliato eseguire alcune azioni preliminari: eseguire il backup del database in Access, assicurarsi di avere abbastanza spazio sul disco per contenere il database, assegnare agli utenti le autorizzazioni per il database di SQL Server, e infine aggiungere un indice univoco a ognuna delle tabelle di Access che non ne ha uno prima di spostarla.


Una volta effettuate le azioni appena descritte è possibile iniziare con la conversione del database:

  1. Aprire il database in Access.
  2. Scegliere Strumenti database nella barra multifunzione.
  3. Premere sul pulsante SQL Server che si trova nella sezione Sposta dati e si aprirà l’Upsize guidato.
  4. È possibile scegliere se importare i dati in un database esistente o crearne uno di nuovo. Una volta scelta l’opzione desiderata premere su Avanti.
  5. È necessario fornire le informazioni di connessione per l’installazione di SQL Server: nome del server, credenziali di un amministratore autorizzato e il nome del database al quale ci si desidera connettere.
  6. Selezionare le tabelle che si desidera trasferire dall’elenco Esporta in SQL Server.
  7. Si ha la possibilità di rivedere gli attributi che verranno trasferiti e apportare delle modifiche, è anche possibile conservare le impostazioni per gli indici di tabelle, le regole di convalida e le relazioni.
  8. È presente la possibilità di scegliere come gestire l’applicazione di accesso, se creare una nuova applicazione client/server di Access che acceda alla base di dati in SQL Server, se modificare quella esiste per fare riferimento ai dati archiviati in SQL Server oppure se copiare i dati senza apportare modifiche al database in Access..
  9. Una volta terminata la configurazione premere su Fine ed attendere il completamento del processo di ingrandimento delle tabelle. Al termine, è possibile esaminare un rapporto di upsize per informazioni sulla migrazione delle tabelle.

Come creare un database in Access

Per creare un database in Access è necessario seguire i seguenti passaggi:

1. Avviare l’applicazione Microsoft Access, selezionare Nuovodalla schermata che si apre e selezionare la voce Database vuoto.
Access creare database

2. Sullo schermo apparirà l’oggetto “Tabella1” che sarà la nostra tabella. Premere Fare click per aggiungere per aggiungere campi alla tabella e sotto a ciascuna colonna è possibile inserire i dati che si desiderano. Una volta digitato il contenuto all’interno della cella è possibile premere Invio per salvare il dato e spostarsi nella colonna successiva, nel caso sia presente, oppure nella riga successiva per l’inserimento di un nuovo record.


3. Arrivati a questo punto se si desidera modificare la struttura della tabella, per farlo premere Visualizza nella scheda Homedella barra multifunzione e scegliere Visualizza Struttura dal menu a discesa.


4. Appare il pannello Salva con nome in cui è possibile modificare il nome della tabella.


5. Visualizzando la struttura della tabella è possibile modificare rapidamente la sua struttura, è possibile modificare i nomi dei campi e il tipo di formato.

6. Una volta apportare le modifiche necessarie è possibile tornare nuovamente alla Visualizzazione Foglio Dati, premendo il pulsante Visualizza e scegliendo la relativa opzione dal menu a tendina. Preme sul pulsante Si quando viene chiesto di salvare le modifiche della tabella.

7. È possibile salvare le modifiche apportate alla tabella e l’inserimento dei dati premendo con il tasto destro sul nome della tabella e scegliere l’opzione Salva.
Access tabella

3. Per creare una seconda tabella è possibile selezionare la voce Tabella dalla scheda Crea della barra multifunzione.

Access creare tabella

9. Il primo campo di ogni tabella che viene inserita viene configurato come chiave primaria della tabella. Questo impedisce l’inserimento di record duplicati. Se si vogliono inserire record duplicati è necessario modificare questa impostazione: selezionare il campo e premere il pulsante Chiave Primaria nella barra multifunzione.

Access campi tabella

10. È possibile creare una relazione fra i dati presenti nelle tabelle del database. Per fare ciò è necessario chiudere e salvare le tabelle. Selezionare Strumenti Database della barra multifunzione di Access e scegliere Relazioni.

Access relazione tra i dati

11. Selezionare le tabelle che si desiderano utilizzare dalla finestra sulla destra Aggiungi tabelle.

Access aggiungere tabelle

12. Trascinare il campo che si desidera mettere in relazione di una tabella al campo dell’altra tabella con cui si desidera relazionare. Uscirà la finestra Modifica relazioni da cui selezionare Applica integrità referenziale e premere poi sul pulsante Crea.

Access modifica relazioni

13. Ora che è stata creata una relazione tra le tabelle presenti nel database è possibile creare una Maschera per facilitare l’inserimento dei dati.

Access maschera dati

14. Dalla barra multifunzione, accedere alla scheda Crea e selezionare Creazione guidata Maschera. Seguire le indicazioni presenti nella guida, una volta terminata la maschera viene visualizzata a video mostrando le informazioni dettagliate in base alle colonne inserite. È possibile usare la barra di navigazione posta nella parte inferiore della finestra per scorrere i record presenti. È inoltre presente un pulsante per l’inserimento di un nuovo record vuoto.


Eseguire interrogazioni in Access

Una delle funzioni più utili di Microsoft Access è la funzione di query. Questa funzione permette agli utenti di aprire una query esistente o di costruirne una propria per trovare le informazioni che stanno cercando. 

1. Selezionare ed aprire il database che si desidera interrogare e selezionare Creazione guidata Query nella scheda Crea. 
Access interrogazione

2. Seguire le indicazioni della guida e una volta terminata si aprirà la query in modo che l’utente possa aggiungere i criteri che desidera applicare.

Generare report

Con Access è possibile generare dei report che consentono di organizzare ed elaborare i contenuti delle tabelle e delle query al fine di stampare i risultati.

1.Selezionare ed aprire il database di cui si desidera creare il report e selezionare Creazione guidata Report nella scheda Crea.
Access report

2. Seguire le indicazioni della guida e una volta terminata si aprirà il report in modo che l’utente possa visualizzare il report creato.


di Elisabetta Cestonaro e Alice Sella, pubblicato il 17 novembre 2021.