Business Intelligence: Reporting VS Dashboarding

Essendo la Business Intelligence un tema esteso e sfaccettato, molte aziende hanno sempre avuto difficoltà nell’inquadrare bene tutti i termini che questo mondo porta con sé. La confusione c’è sempre stata, e posso confermare che un po’ ce n’è ancora adesso. Nella storia recente e passata della BI, difatti, le aziende hanno sempre guardato soprattutto a due termini, scambiandoli fra loro o, nel peggiore dei casi, sostituendoli addirittura al più esteso significato di Business Intelligence. Questi due termini sono, in ordine di nascita, reporting e dashboarding. Ma cosa sono esattamente? In cosa differiscono? Qual è la soluzione migliore?

Partiamo innanzitutto dal chiarire la relazione fra BI, report e dashboard. Deve essere di assoluta chiarezza, per un’azienda, che la BI non è fatta solo di report o dashboard. Il concetto di BI è molto più esteso e profondo ed include reporting e dashboarding, ma non si limita solo a queste. In altre parole, reporting e dashboarding sono (solamente) due delle molte attività della Business Intelligence, e differiscono fra loro in struttura, modalità di utilizzo e utenti a cui sono destinati.

Storicamente, i report sono uno degli obiettivi primari della Business Intelligence. Ancora adesso difficilmente si affrontano progetti di BI senza che sia coinvolto anche un sistema di reporting.  In letteratura, i report sono definiti come documenti statici che contengono una precisa fotografia di dati, per lo più presentanti in forma di testo ed organizzati in tabelle e matrici, e consegnati periodicamente a degli specifici utenti. Con l’evoluzione degli strumenti di reportistica è indubbio come questi si allontanino in qualche modo dalla loro definizione iniziale, ed è per questo che a mio parere occorre aggiungere qualche precisazione.

Se un documento contiene anche (o solamente) grafici, si può ancora definire report fintantoché il dato non è liberamente navigabile, o la sua navigazione è strettamente vincolata. Un dato non è navigabile quando non è possibile “spaccarlo” nelle sue componenti. Se la navigazione è vincolata, allora il dato può essere spaccato solo ed esclusivamente secondo un ordine (una gerarchia) predefinita.

Se il documento è parametrizzato, si può ancora definire un report.

I report presentano un dettaglio puntuale del dato; questo non significa che non possano contenere dei dati aggregati, ma che il dato sarà presentato (o formattato) col massimo livello di dettaglio. Per esempio, 302.568.047,52€ (dettaglio al centesimo di euro) potrebbe essere un dato (fatturato aggregato di gruppo) presentato in un report.

I report sono documenti nati per essere stampati su carta. Stamparli non li rende meno funzionali rispetto a consultarli a monitor, ed è forse qui la chiave di tutto: se un documento una volta stampato non perde la sua funzionalità, significa che è un report. Questo perché il report è non (o scarsamente) interattivo.

Le dashboard sono tutt’altro. Il termine deriva proprio dal cruscotto dell’automobile, che ne è l’esempio illuminante. Le informazioni contenute nel cruscotto sono all’incirca le seguenti: velocità oraria (rispetto al massimo teorico raggiungibile), livello del serbatoio (rispetto al massimo), giri al minuto del motore, più qualche spia riguardante fanali, olio, freno a mano ed altre informazioni critiche. Sono informazioni riassuntive e di spicco, ovvero a lettura istantanea e di importanza fondamentale per il guidatore.

Immaginate di non avere un cruscotto nella vostra automobile: sentireste di avere il controllo della vostra vettura? Immaginate ora di avere al suo posto uno schermo molto dettagliato di tutti i dati che possono descrivere lo stato della vostra vettura in quel preciso momento, ma coi dati presentati esclusivamente in formato testuale. Immaginate che oltre alla velocità, il pannello vi elenchi tutte le forze in gioco per calcolarla, come potenzia generata dall’auto, peso della vettura (più tutto ciò che trasporta voi compresi), attrito dell’asfalto, attrito dell’aria, eccetera. Immaginate poi di non avere le spie per tutti i fanali, che s’illuminano o meno a seconda del loro stato, ma piuttosto un elenco testuale sempre visibile come questo:

Ed immaginate che qualsiasi altra informazione, utile o meno, sia presentata in maniera simile. Come vi sentireste alla guida della vostra auto?

Sta proprio in questo esempio la chiave per comprendere cos’è (e cosa dovrebbe essere) una dashboard. Le dashboard sono visualizzazioni di dati riassuntivi di critica importanza e di indicatori di immediata lettura. Una dashboard deve rispondere alla più antica delle domande: How’s my business going today? Il tempo di lettura di questi documenti deve essere quanto più vicino allo zero, perché non è obiettivo loro quello di presentare un dato nei suoi dettagli, sia in termini di composizione che di formattazione.

Le dashboard contengono soprattutto grafici e KPI. 302,6 Mln può essere l’indicatore perfetto da mettere in una dashboard per esprimere il fatturato di gruppo. È un dato riassuntivo nella composizione (non viene specificata la quota parte per ciascuna delle società del gruppo) e nella formattazione (il valore non è espresso in euro, ma in milioni).

Il dato richiesto deve essere sintetico anche per una questione di spazio. Una dashboard, infatti, non deve superare le cosiddette dimensioni di schermo (screen size), un po’ come se tutto il contenuto grafico dovesse poter essere contenuto in un foglio A4. Questo però non significa che la dashboard debba necessariamente essere stampata: difatti, con gli strumenti odierni, le dashboard solitamente sono interattive. Ciò significa che i dati possono essere navigati dall’utente, ed essendo gli oggetti visivi dipendenti fra loro, interagire con un oggetto scatena il riadattamento istantaneo di tutti gli altri.

C’è chi sostiene che le dashboard debbano presentare, o solitamente presentino, dati in tempo reale, e non fissi (o storicizzati) durante l’arco di tutta la giornata. Queste stesse persone considerano poi il dashboarding come l’attività chiave della Business Intelligence. A mio parere tale definizione è scorretta proprio in vista di questo secondo punto: la BI poggia su dati che non sono in tempo reale. La BI poggia su un data warehouse che fotografa i dati operazionali in un preciso istante. Questo permette, a chiunque analizzi i dati durante l’arco della stessa giornata, di vedere gli stessi dati. Per questo motivo la dashboard non deve necessariamente presentare un dato real-time: in tal caso la sorgente sarebbe direttamente l’ambiente operazionale. Non si parlerebbe più quindi di dashboarding legata alla BI, ma piuttosto di dashboarding operazionale. 

Abbiamo già visto come essi differiscano nella presentazione dei dati (tabelle contro grafici e indicatori), e nella modalità di utilizzo (statica contro interattiva). Oltre a ciò, essi si differenziano anche per quelli che sono i destinatari di tali oggetti. Data la sua natura minuziosa, il report si propone come strumento per responsabili e utenti di livello operativo, perché è a questo livello di business che si ha la necessità di indagare i dati nel dettaglio. Al contrario, la dashboard è lo strumento più idoneo per i livelli direzionali ma soprattutto strategici del business e del decision making. Ma quindi, un’azienda di quale dei due strumenti ha bisogno?

Risposta breve: di entrambi. Il segreto non sta nel decidere quali dei due sistemi implementare (e quale scartare), ma quando usare l’uno e quando usare l’altro. Normalmente in un’azienda nulla dovrebbe far scegliere una soluzione a discapito dell’altra. Non sono due soluzioni alternative fra loro, ma piuttosto due soluzioni complementari. È proprio la presenza di entrambe a rendere più consapevole ed efficiente il decision making aziendale, a qualsiasi dei tre livelli operativo, direzionale e strategico. Nelle aziende odierne qualsiasi processo è ormai informatizzato, perciò reporting e dashboarding sono due strumenti necessari allo stesso tempo ma con finalità differenti.

di Thomas Tolio, pubblicato il 20 novembre 2020