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La self-service BI è una pratica di Business Intelligence che permette agli utenti finali (o end users) di usare l’architettura BI per creare e condividere i propri report o dashboard in completa autonomia. Secondo gli studi del Business Application Research Center (BARC), negli ultimi anni la self-service BI ha rappresentato e continua a rappresentare una delle principali priorità nelle aziende, indipendentemente dal loro settore, localizzazione o dimensione.
È bella…
Sulla carta, il principale vantaggio della self-service BI sarebbe quello di far risparmiare tempo all’azienda nel suo complesso. Con questa pratica infatti:
- Da una parte gli analisti BI vengono scaricati del lavoro di sviluppo (principalmente di reportistica e dashboarding), che richiede molto tempo.
- Dall’altra, sono gli stessi utenti finali (facenti parte di diverse unità di business) a non dover attendere in fila per lo sviluppo di un nuovo report o dashboard da parte dell’IT.
Il data warehouse e l’intero impianto di Business Intelligence sono una creatura in continua crescita ed evoluzione. Se gli sviluppi sono demandati esclusivamente all’IT, il reporting porta via tempo prezioso allo sviluppo del data warehouse, causandone il rallentamento, o peggio ancora il blocco, e viceversa.
Adottare la self-service BI permette quindi agli analisti BI di concentrarsi in attività più strategiche, utili al raggiungimento degli scopi aziendali. Inoltre, passare le skills di sviluppo della reportistica agli utenti finali dà loro un importante valore aggiunto. In altri termini, si tratta di rendere internamente più veloce e flessibile l’azienda aumentando l’indipendenza dei diversi reparti aziendali dall’IT.
…ma difficile
Nonostante la definizione rosea e l’appeal di cui gode, la self-service BI è davvero molto difficile da implementare in azienda. Difatti, la stessa BARC non ha registrato un aumento del suo utilizzo dal 2014 (contrariamente alla volontà delle aziende che ancora non l’hanno adottata), e questo fenomeno ha cause ben note, anche se spesso non pubblicizzate dai vendor:
- Gli utenti spesso non vengono adeguatamente formati sull’utilizzo degli strumenti tecnici. Qualche ora di corso non è sufficiente per un dipendente, soprattutto perché quello strumento egli lo userà raramente e a distanza una volta dall’altra, dimenticando ciò che aveva appreso durante la formazione.
- Non è banale formare gli utenti sull'infrastruttura stessa della BI. La modellazione del data warehouse e dei modelli di analisi (compresa la certificazione dei dati) può raggiungere livelli di complessità ardui da governare per un utente finale.
- La difficoltà nel trovare le giuste persone da formare è sia direttamente che inversamente proporzionale alle dimensioni dell’azienda e del suo business. Questo perché più dipendenti ci sono in un’azienda, maggiore sarà la difficoltà nell'identificare chi ha le capacità necessarie al caso, ma è anche vero che meno dipendenti ci sono, più difficile sarà che gli utenti abbiano il tempo necessario a seguire questo tipo di attività (che non è il lavoro per cui sono stato assunti).
- La self-service BI produce una quantità enorme di materiale. Che sia materiale di buona qualità o di qualità inferiore, prima o poi, per l’evoluzione stessa del business o per errori introdotti dalla self-service BI (dove gli utenti sono meno competenti), tutto questo materiale dovrà per forza essere revisionato dall'analista BI. Ed ovviamente, più tempo trascorrere in regime di self-service BI non supervisionata, maggiore sarà la mole di materiale da revisionare.
Adottare un regime estremo di self-service BI non è consigliabile. La Business Intelligence è uno strumento che può facilmente sfuggire al controllo di un’azienda non attenta, con effetti dannosi per il decision making. Se si dà troppa fiducia ad un’unità di business non adeguatamente formata e/o competente ma indipendente dall'IT, la responsabilità di una decisione sbagliata basata su analisi non idonee su chi ricadrà? Sull'IT, reo di non aver adeguatamente formato e supportato il business (che sia vero o falso), o sul business, che ha condiviso analisi errate?
L’idea di sollevare completamente l'IT da attività minori è da cestinare: se si è adottata la self-service BI, sarà sempre compito dell’IT e degli analisti BI la supervisione dei report prodotti.
Per ridurre il numero di errori introdotti dalla self-service BI, una soluzione consiste nel rendere disponibile ad essa solo modelli dati semplificati, dove è più difficile per l’utente sbagliare ma la potenza d’analisi è ridotta.
Si deve inoltre tenere in considerazione la possibilità di proibire l’uso della self-service BI in aree funzionali delicate, di elevata importanza strategica: qui è necessaria la mano esperta degli analisti BI. La self-service BI può quindi essere limitata a reparti più operativi, dove eventuali effetti collaterali non sono dannosi per l’azienda.
Il principio che sta alla base di una buona, funzionante self-service BI è quello della collaborazione fra IT e business. È quello che in un precedente articolo abbiamo definito come IT/Business Hybrid BI.
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