La triade della visualizzazione dei dati

Allo stato attuale Microsoft propone tre differenti strumenti per l’analisi e visualizzazione delle informazioni in ambito di : Excel, SQL Server Reporting Services (SSRS) e PowerBI. 

Non sempre però è chiaro, soprattutto a chi si sta approcciando alla BI da poco, quando e in che termini usare ciascuno di questi tre strumenti, e quando invece preferirne un altro.

Spesso questi tre software vengono percepiti dall'utente neofita come tre strumenti assolutamente alternativi fra loro. Difatti si sente difatti di frequente parlare di uno qualsiasi di questi prodotti in termini che, in realtà, appartengono ad un altro. Quello che riceve più meriti solitamente è PowerBI, che sembra quasi l’unico strumento davvero utile per la visualizzazione delle informazioni nella Business Intelligence. Al contrario, quello che spesso cade nel dimenticatoio è Excel, che pare stare a cuore solo ed esclusivamente agli utenti del controllo di gestione. Nel limbo spesso troviamo Reporting Services, che alcuni identificano con la BI stessa, mentre altri lo considerano uno strumento datato e sostituito da PowerBI.

Partiamo dal dire che ognuno di questi tre programmi ha invece uno scopo ben definito e differente l’uno dall’altro. Non si tratta quindi di tre strumenti alternativi fra loro, ma anzi di tre strumenti assolutamente complementari, e la forza dello Stack BI di Microsoft sta appunto nel consegnare tre prodotti che hanno un diverso obiettivo e un diverso target. Personalmente consiglio l’adozione di tutti e tre gli strumenti: vediamo perché.

Excel è lo strumento migliore per fare attività di esplorazione delle informazioni. Come già detto, è amato in particolar modo dagli utenti del controllo di gestione, ed i motivi sono soprattutto storici. Non a caso negli ultimi anni Microsoft ha puntato molto sull'evoluzione di questo software.

La velocità e semplicità con la quale si possono condurre analisi – anche approfondite – tramite l’uso delle tabelle pivot è incomparabile. Il tempo per imparare ad usare questa feature di Excel è minimo, inoltre il mondo del lavoro è appunto pieno di professionisti che hanno già competenze approfondite in tema. Lavorando in Excel si possono inoltre sfruttare tutte le funzionalità messe a disposizione da egli stesso per migliorare l’analisi, sia nel contenuto informativo che nella veste grafica.

Excel è lo strumento necessario per tutte quelle attività dove l’obiettivo è indagare un fenomeno per trovare risposta ad un quesito di business attualmente irrisolto. Può essere usato per produrre dei template di analisi, ma la forza del prodotto sta proprio nel poter cambiare al volo l’analisi introducendo nuovi – o togliendo vecchi – elementi.

Inoltre, Excel è ottimo in ottica evolutiva dei modelli d’analisi Tabular. Gli utenti possono creare nuove misure durante un’analisi in Excel, quindi richiedere agli sviluppatori l’implementazione di queste direttamente nel data warehouse. Di conseguenza, esse saranno disponibili nel modello senza il bisogno di doverle creare nuovamente ad ogni nuovo file Excel.

SSRS, acronimo di SQL Server Reporting Services, è, come si può intuire dal nome, lo strumento migliore per la reportistica. Ovviamente, il reporting non è Business Intelligence, ma solo una delle sue molte parti. Il reporting di SSRS produce documenti statici, o che al massimo possono essere aggiornati mediante degli appositi filtri di parametrizzazione. I report sono l’ideale per:

• essere schedulati e consegnati, in maniera del tutto automatizzata, tramite e-mail ai corretti destinatari e nel formato più consono, ad esempio Excel, PDF, o incorporati nel body dell’e-mail stessa;
• essere stampati (ma pensiamo all’ambiente!);
• essere rilasciati sul portale web di Reporting Services, accessibile tramite URL con un sistema di autenticazione integrato;
• essere trasmessi in monitor strategicamente posizionati nei vari reparti ed uffici dell’azienda.

SSRS, fra i tre, è il prodotto che raggiunge la più alta potenza, o possibilità di programmazione. Sebbene non sia complicato imparare ad usarlo, il software richiede molta esperienza per padroneggiarlo in tutti i suoi (infiniti) dettagli. Il livello di customizzazione del report è profondissimo, quindi è uno strumento consono a tecnici BI con elevate skills. Solo costoro potranno produrre report sì statici, ma con un dettaglio che non è raggiungibile né da PowerBI né da Excel.

Se invece non si ha il bisogno di produrre visualizzazioni particolarmente complesse, lo strumento rimane accessibile anche ai meno esperti. Spesso ciò che viene prodotto in azienda con SSRS è ciò che viene consegnato alla proprietà: fotografie dello stato attuale.

Power BI è lo strumento migliore per il dashboarding. Esso può essere considerato ideale per le riunioni e per la dirigenza, dove solitamente si devono condurre analisi su un pre-set di dati ben definito, e senza un livello di profondità d’esplorazione eccessivo. L’appeal grafico di Power BI lo rende senz’altro il migliore fra i tre per la visualizzazione dell’informazione. È d’obbligo sottolineare che non raggiunge però né la potenza di calcolo e di Reporting Services, né la possibilità di esplorazione dei dati di Excel.

Altro punto di forza è l’altissima facilità di utilizzo: Microsoft ha concentrato molti sforzi nel rendere Power BI un software user-friendly, e c’è riuscita appieno. Power BI infatti è amato per questo suo aspetto, gli utenti gradiscono la dinamicità con la quale possono selezionare e filtrare i dati, i quali vengono presentati con un’estetica accattivante ed un’intuitività non paragonabile.

Il software è stato accolto con talmente tanto amore dalla comunità che esistono intere librerie di nuovi oggetti grafici (visuals) completamente gratuiti. Basta scaricarli ed inserirli nelle proprie dashboard come meglio si crede.

Ad un’azienda che vuole sfruttare appieno la Business Intelligence, consiglio l’adozione di tutti e tre gli strumenti. Excel è essenziale per l’esplorazione delle informazioni integrate nel data warehouse e modellate tramite i Tabular; è inoltre ottimo per il feedbacking di questi ultimi. Reporting services è essenziale per implementare un sistema completamente automatizzato di reporting, che tra l’altro potrebbe coinvolgere non solo la Business Intelligence. Power BI infine è essenziale per la presentazione grafica delle informazioni in modo che sia chiaro, completo ed appetibile.

di Thomas Tolio, pubblicato il 6 dicembre 2019