Ci sono una serie di operazioni da fare – e di dettagli da tenere a mente – per riuscire a condividere report di Power BI con utenti esterni alla propria organizzazione. Siamo, ad esempio, nello scenario nella quale voi lettori siete una società che ha bisogno di condividere un report con utenti di una società partner o affiliata, e quest’altra società ha un proprio dominio differente da quello vostro. Vediamo di seguito requisiti e modalità di condivisione, ed alcune osservazioni importanti.
Cos’è un tenant?
Innanzitutto, vi occorre sapere che si definisce tenant un’organizzazione di Office 365 (compreso in Microsoft 365). Quando un’azienda acquista una licenza di Office 365, viene a crearsi per essa un tenant. Quando poi un utente si registra nel portale di Power BI, viene automaticamente verificato il suo indirizzo e-mail: se appartiene ad un dominio già registrato, l’utente viene aggiunto al corrispettivo tenant.
L’utente esterno deve essere ospite
L’utente esterno deve essere inserito come ospite (guest) nel vostro Active Directory di Azure.
Basta accedere al portale di Azure (con un’utenza che ha i diritti necessari), e creare un guest inserendo l’indirizzo e-mail dell’utente. Esso comparirà chiaramente come esterno, e non come utente di dominio: nell’esempio seguente, il mio utente aziendale compare come ospite della nostra azienda cliente (di cui è censurato il dominio).
È necessaria (almeno) la licenza Pro, per entrambi
Affinché il report sia condivisibile all’esterno, occorre che entrambi sia voi che l’utente esterno abbiate una licenza Pro di Power BI. Alternativamente, se avete una licenza Premium per capacity, potete condividere anche ad utenti esterni con la licenza Free. Attenzione però che la trial della Pro non conta come una Pro ai fini di condivisione esterna!
L’utente esterno non ha accesso al portale di Power BI
È importante sottolineare che l’utente esterno non avrà alcun accesso al vostro portale di Power BI. Una volta condivisogli il report, l’utente riceverà un’e-mail con un link diretto (URL) al report. Sarà a questo punto compito suo memorizzarsi l’URL per accedere al report via web, quando vuole.
Quali impostazioni vanno configurate nel tenant
Accedete al portale di amministrazione di Power BI dal menù in alto a destra col simbolo dell’ingranaggio:
Abilitate l’opzione Invita utenti esterni all’organizzazione:
Eventualmente, se fa al caso vostro, nello stesso menù potete abilitare anche l’opzione Consentire agli utenti guest di usare set di dati condivisi nei propri tenant:
Gateway verso modelli di Analysis Services
Accedete al menù di gestione dei gateway BI dal menù in alto a destra col simbolo dell’ingranaggio:
Nel gateway al modello di AS, selezionate Impostazioni:
Qui, potrete inserire regole di mappatura fra l’indirizzo e-mail dell’utente esterno e il suo nome di dominio (che sarà esterno alla vostra organizzazione). Ogni mappatura sarà una regola nuova da dover digitare ed aggiungere (riquadro rosa in immagine). Le regole aggiunte possono essere testate (riquadro verde in immagine): digitando l’e-mail e premendo su testa regola, dovrà comparirvi a video il nome di dominio atteso. Premere il pulsante Salva in fondo (indicato dalla freccia in immagine) per salvare le nuove regole aggiunte o quelle modifiche. Se è stata implementata una Row-Level Security (RLS) nel modello di Analysis Services, i nomi di dominio mappati in questo menù dovranno essere gli stessi di quelli gestiti in RLS.
Condividere il report all’utente esterno
Per condividere il report all’utente esterno alla vostra organizzazione, basta premere sul pulsante alla destra del report nell’area di lavoro (workspace) relativa in Power BI:
Vi apparirà un menù che vi chiede di inserire i destinatari del report, più un eventuale messaggio.
Se si preme sulla sezione evidenziata in giallo nell’immagine sopra, comparirà un altro menù, che vi permetterò di specificare il tipo di destinatario ed altre due impostazioni, da configurare secondo i vostri specifici bisogni. Per condividere il report ad un utente esterno alla vostra organizzazione, è necessario selezionare Persone specifiche:
di Thomas Tolio, pubblicato il 25 gennaio 2023
