Ci stiamo avvicinando alla vera self-service BI
Non molto tempo fa ho scritto un articolo su quanto la self-service BI sia, ormai da anni, una delle priorità fisse nelle aziende, ma di come sia ancora ad oggi un obiettivo di difficile raggiungimento e controllo. Tale difficoltà è causata da due principali fattori: il bisogno di formare utenti di business non tecnici, e la mole di materiale prodotto che andrà inevitabilmente visionata dal BI manager. Sconsigliando un approccio estremo di self-service BI, ho proposto una soluzione alternativa più “timida” ma giudiziosa, dove venissero rilasciati modelli self-service ridotti e dedicati ad aree funzionali meno delicate.
D’altro canto, Microsoft già dal 2015 sta investendo molte energie nel rendere possibile il sogno della self-service BI. Siamo a gennaio 2021, ed un importante passo verso questo obiettivo, Microsoft sembra proprio averlo fatto. Parliamo dei cosiddetti modelli compositi, illustrati in anteprima nell’articolo (dal poco accattivante titolo) DirectQuery for Power BI datasets and Azure Analysis Services.
Cosa sono i modelli compositi?
Brevemente, un modello composito è un modello d’analisi, rilasciato su cloud e definito come modello corporate, al quale è possibile collegarsi in DirectQuery da Power BI. Questo può essere un dataset di PowerBI oppure un modello Tabular di Azure Analysis Services. Una volta collegati in DirectQuery, è possibile estenderne le feature integrando dati non su cloud (diciamo, per semplicità, in locale). Questi dati in locale saranno la parte self-service della soluzione composita. I dati in locale possono essere dei tipi normalmente gestiti da Power BI.
La connessione DirectQuery differisce dalla live connection in quanto permette di allocare uno spazio in memoria locale, che verrà usato proprio per estendere il modello corporate aggiungendo nuove tabelle, colonne calcolate, e misure. Dati e computazioni del modello corporate continueranno a restare su cloud e non verranno in alcun modo spostati in locale. Questo significa che il controllo del modello corporate rimarrà in gestione all’IT, senza pericolo che l’utente finale intacchi la conoscenza condivisa. I dati di estensione, al contrario, sono gestiti direttamente – ed esclusivamente – dall’utente finale. Soprattutto, questi dati sono aggiornabili in tempo reale: aggiornata la sorgente dati (un file Excel o Access, una tabella su SQL Server, una risorsa su Azure…), sarà sufficiente aggiornare il file Power BI per vederne le modifiche.
Facciamo un esempio
Immaginate di avere un modello Tabular per l’analisi delle vendite. Il modello funziona correttamente, ma manca ancora una cosa per poterlo definire davvero completo: i dati di budget. Il problema è che non siete ancora pronti per certificare i dati di budget e caricarli nel modello corporate. Al momento li avete solo in un file Excel, sotto revisione, ma a voi servirebbe poterli già adesso vedere integrati coi dati certificati delle vendite. I nuovi modelli compositi entrano in gioco proprio in questo tipo di scenari: collegandosi al modello corporate in modalità DirectQuery, è possibile importare i dati del file Excel del budget, trasformarli come opportuno, e metterli in relazione con i dati delle vendite. In questo modo sarà possibile l’analisi incrociata di budget e consuntivo. Inoltre, alla modifica del file Excel del budget, è possibile aggiornare il report Power BI e vederne i dati cambiare in tempo reale.
Come cambia, oggi, la BI?
In alcun modo. Se avete già un’infrastruttura BI ben organizzata e magari avete seguito i miei consigli, non buttate via nulla, e non affrettatevi a cambiare nulla. Quello che avete va probabilmente così com’è. Innanzitutto, siamo solo al primo rilascio di questa nuova feature di Power BI: Microsoft è al lavoro, e ha già promesso nuove release migliorative nei prossimi mesi. L’intera community è in osservazione, quindi è nell’interesse di tutti – anche di Microsoft – che questa cosa evolva nella giusta direzione.
I miei consigli della volta scorsa rimangono validi. In attesa che i modelli compositi migliorino e diventino uno standard, non affrettatevi a cambiare il vostro metodo di collaborazione: è prematuro. Piuttosto, provate ad integrare questa nuova modalità di lavoro per pochi e specifici scopi, selezionando magari gli utenti più confidenti con l’infrastruttura BI. Esplorate questa nuova soluzione e vedete se questi utenti riescono ad essere autonomi e precisi utilizzando Power BI come software. Ma non dimenticatevi che parte di ciò che oggi è self-service, domani potrebbe essere corporate.
Come cambierà, domani, la BI?
Sicuramente, integrare e modellare dati in Power BI è molto più semplice ed intuitivo, per l’utente di business, rispetto a farlo in SQL Server Analysis Services. Power BI è stato programmato per questo, quindi sarà più facile formare e rendere autonomi gli utenti nell’utilizzo dello strumento tecnico per gli sviluppi integrativi. S’attenua quindi anche la difficoltà nell’identificare le giuste persone da formare.
Rimarrà valido il concetto che più gli utenti di business conosceranno l’infrastruttura BI, più naturale sarà la loro collaborazione. Ma, come già spiegato nel precedente articolo, potrebbe non essere banale far comprendere loro tale struttura. Questa volta, però, il gioco potrebbe davvero valere la candela, e potrebbe rivelarsi fattibile introdurre la self-service BI in ambiti (od aree funzionali) più strategiche e delicate.
Poi, ci si potrebbe aspettare che, partendo da una base comune (il modello corporate), il materiale prodotto su iniziativa degli utenti di business si riduca rispetto ad una volta. Questo è vero se l’utente è stato sensibilizzato ai temi di collaborazione e condivisione delle informazioni, ossia se è avvenuto quel culture change a cui l’azienda dovrebbe aspirare. È realistico che un utente anche troppo intraprendente sfugga al controllo del BI analyst e cominci a lavorare da sé ed esclusivamente per se stesso.
Infine, personalmente ritengo che ciò che non dovrebbe assolutamente cambiare è l’organizzazione di tipo business/IT hybrid BI, di cui parlavo in un articolo di qualche tempo fa. La BI è diventata un settore strategico per le aziende, e non ha senso tentare di accorparla all’IT, né tantomeno di scorporarla nelle differenti aree di business. Di una cosa sono certo: la self-service BI non ridimensionerà affatto il ruolo del BI analyst, ma anzi, lo renderà ancor più centrale nella collaborazione dell’intera azienda.
Alcuni link utili
di Thomas Tolio, pubblicato il 13 gennaio 2021
