Vita da BI: la routine, Fase 0 e Fase 1

Di Thomas Tolio del 7 maggio 2019

Com’è il lavoro di un analista BI? Di quali fasi si compone la sua attività? Dopo aver scoperto assieme chi è il Business Intelligence analyst, vediamo la sua routine tipica:

  1. Cercare di capire la richiesta dell’utente: quale informazione vuole conoscere?
  2. Rintracciare, nel sistema informativo aziendale, i dati da cui estrapolare tale informazione.
  3. Rielaborare i dati e generare questa informazione.
  4. Presentare l’informazione in un documento mediante opportune visualizzazioni grafiche.
  5. Prendersi i complimenti.

La prime due fasi sono cruciali per la corretta implementazione del sistema di Business Intelligence. Comprendere correttamente qual è il bisogno dell’utente permette di non sprecare tempo nell’elaborare dati superflui; conoscere la fonte dei dati permette di cominciare il lavoro pratico.

La terza fase è in assoluto la più importante ed è quella dove si concentra il maggior carico di lavoro: occorre stabilire delle regole su come rielaborare i dati, e sono spesso necessarie più elaborazioni complesse e conseguenti. La quarta fase è molto più breve della precedente, ma è quella per la quale l’azienda ha più sensibilità e riguardi: qui lo scopo finale viene concretizzato. La quinta fase è una bugia, non succede mai.

Fase zero: comunicare con l’utente
L’analista BI è innanzitutto in grado di interagire con le figure di ogni dipartimento aziendale, comprendendone il linguaggio ed educandole all’uso di una terminologia univoca, condivisibile dal resto dell’azienda. Difatti capita sovente che:

  • uno stesso concetto venga espresso in termini differenti fra uffici diversi,
  • uno stesso termine venga usato ed abusato per concetti assolutamente differenti.

Un grosso problema per chi, come gli analisti BI, i dati li deve anche etichettare. Quando un sistema di Business Intelligence manca – o è appena nato – l’analista BI è travolto da decine e decine di termini, italiani e inglesi, usati nelle maniere più ambigue. Io stesso ogni giorno mi chiedo «Quali nuovissimi vocaboli mi proporranno oggi?» È veramente difficile educare l’azienda ad un vocabolario universale, ma riuscire in tale compito significa riuscire a mettere in perfetta comunicazione fra loro la totalità dei dipartimenti.

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Fase uno: comprendere la richiesta
Quanto è meno consolidato l’uso di un vocabolario aziendale univoco, tanto è più complicato comprendere il bisogno dell’utente. In aggiunta, l’utente, che conosce molto bene i propri processi, avanza richieste sintetiche in cui omette dettagli di importanza fondamentale. Per lui tali dettagli sono ovvi, è superfluo esplicitarli. Questo costringe l’analista BI a chiedere, anche ripetutamente, chiarimenti all’utente, sprecando il tempo di entrambi.

Le aziende che soffrono di una disorganizzazione cronica, o le aziende che approcciano la Business Intelligence in maniera troppo superficiale, causano un drastico allungamento di questa fase. Se l’utente non è ben disposto a interagire con gli analisti BI (o la disorganizzazione interna non glielo permette), il lavoro viene ostacolato e completato con errori che sarà l’utente stesso a dover poi individuare e suggerire come correggere. Si crea così un rimbalzo di responsabilità che non farà altro che sprecare il tempo di tutti, alzando i costi dell’implementazione. Per questo è fondamentale sviluppare una terminologia chiara e condivisa tra tutti i membri dell’organizzazione aziendale.

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Categorie: Business Intelligence

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